L'essentiel
Depuis le 1er janvier 2024, les associations, ordres professionnels, projets de développement et entités assimilées des 17 États de l'OHADA tiennent leur comptabilité selon le SYCEBNL, un référentiel qui leur est propre et non plus une adaptation du SYSCOHADA. Ce guide explique qui est concerné, ce qui change concrètement dans les comptes et les états financiers, et comment conduire la bascule sans perdre la traçabilité exigée par les bailleurs.
Ce que cela change pour vous
Si votre entité reçoit des fonds de bailleurs et clôture encore sur un plan de comptes SYSCOHADA aménagé ou sur un tableur, votre prochain rapport financier n'est pas conforme. La bascule se prépare en six à douze semaines, à condition de traiter la correspondance des comptes et les axes projet / bailleur avant de choisir un outil.
Un référentiel à part entière, pas une variante du SYSCOHADA
Pendant vingt ans, les associations et les projets de développement de la zone OHADA ont tenu leurs comptes avec les outils des entreprises. L’article 5 de l’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière les excluait pourtant explicitement du SYSCOHADA et renvoyait à « un système comptable qui leur est propre ». Ce système n’existait pas. Chaque ONG bricolait donc un plan de comptes SYSCOHADA aménagé, chaque bailleur imposait son format de rapport, et le commissaire aux comptes certifiait des états dont la structure n’était écrite nulle part.
Le Conseil des ministres de l’OHADA a comblé ce vide lors de sa 53e session, à Niamey, les 21 et 22 décembre 2022, en adoptant l’Acte uniforme relatif au Système comptable des entités à but non lucratif. Le texte et le système comptable annexé, 422 pages en quatre parties, sont entrés en vigueur le 1er janvier 2024. Depuis cette date, tenir une comptabilité d’association sur un plan de comptes d’entreprise n’est plus une tolérance, c’est un écart.
Qui est concerné
Le SYCEBNL vise deux familles d’entités dans les dix-sept États membres :
- les associations, ordres professionnels et entités assimilées : ONG nationales et internationales enregistrées localement, fondations, syndicats, partis, organisations confessionnelles, ordres et chambres professionnelles ;
- les projets de développement et entités assimilées : unités de gestion de projets financés par la Banque mondiale, la BAD, l’Union européenne ou les agences bilatérales, lorsqu’elles tiennent une comptabilité distincte de celle de l’État ou de l’organisme porteur.
Le critère n’est ni la taille ni le volume de fonds reçus. C’est l’absence de but lucratif. Une ONG qui facture des prestations accessoires reste dans le champ du SYCEBNL ; une société coopérative à vocation commerciale n’y entre pas.
Ce qui change concrètement dans les comptes
Le SYCEBNL n’est pas un plan de comptes SYSCOHADA auquel on aurait retiré les comptes de capital. Trois différences structurent la bascule.
Un plan de comptes propre. Les notions de capital social, de résultat distribuable et d’actionnaires disparaissent au profit de fonds associatifs, de ressources et de résultat affecté. Les comptes de classe 1 à 7 ne correspondent pas un pour un à ceux du SYSCOHADA : la correspondance se construit compte par compte, et c’est le premier livrable de toute migration.
Quatre états financiers de synthèse. Le Bilan, le Compte de résultat, le Tableau des flux de trésorerie et les Notes annexes forment un jeu indissociable. Les Notes ne sont pas un commentaire libre : leur contenu est normé, et la cohérence entre un montant des Notes et le poste correspondant du Bilan ou du Compte de résultat fait partie des contrôles que le commissaire aux comptes passe en premier.
Une traçabilité par ressource. L’entité doit pouvoir montrer d’où vient chaque ressource et à quoi elle a été employée. Dans la pratique, cela impose des axes analytiques projet et bailleur posés dès l’écriture, et non reconstitués en fin d’exercice à partir des relevés bancaires. C’est précisément là que les ONG multi-sites et multi-bailleurs perdent le plus de temps aujourd’hui.
La méthode de bascule en sept étapes
- Inventorier le périmètre. Lister les entités juridiques, les projets avec comptabilité distincte et les exercices concernés. Une ONG internationale avec trois pays d’intervention a parfois cinq comptabilités à migrer, pas une.
- Construire la table de correspondance. Pour chaque compte utilisé dans l’ancien plan, le compte SYCEBNL cible, la règle de ventilation si un compte en alimente plusieurs, et la justification. Ce document survit à la migration : il sert au commissaire aux comptes pour comprendre le premier exercice SYCEBNL.
- Poser les axes analytiques. Projet, bailleur, site, nature de ressource. Les définir avant de toucher à l’outil, parce qu’ils conditionnent le paramétrage et parce que les bailleurs demanderont des rapports selon ces axes.
- Reprendre la balance d’ouverture. La balance de clôture de l’ancien référentiel est convertie par la table de correspondance, puis vérifiée sur quatre équilibres : balance générale, actif / passif, ressources / emplois par projet, et reports N-1 / N. Un écart non expliqué à cette étape se retrouvera dans le Tableau des flux de trésorerie.
- Choisir l’outil en fonction de l’entité. Une association mono-site avec quelques dizaines d’écritures par mois produit ses états SYCEBNL à partir d’une balance importée, sans changer de logiciel de tenue. Une ONG multi-sites et multi-bailleurs a besoin d’un ERP qui porte les axes analytiques dès la saisie ; c’est le cas que nous avons traité sur Sage X3 pour une ONG présente dans plusieurs provinces de RDC.
- Former les équipes comptables et les chefs de projet. Les secondes autant que les premières : ce sont eux qui codifient les dépenses sur le terrain. Une formation SYCEBNL se joue sur des cas concrets de l’entité, pas sur la lecture du plan de comptes.
- Simuler une clôture avant la vraie. Produire les quatre états sur un trimestre déjà écoulé, les faire relire par le commissaire aux comptes ou le bailleur principal, corriger. La première clôture annuelle SYCEBNL ne doit pas être la première fois que l’on produit un Tableau des flux de trésorerie.
Les trois erreurs que nous voyons le plus
Garder le plan SYSCOHADA et « renommer » les états. Le résultat ressemble à des états SYCEBNL mais les Notes annexes ne se raccordent pas, et le contrôle de cohérence échoue dès la première revue.
Reconstituer les axes bailleur à partir de la banque. Faisable sur un petit projet, intenable au-delà de deux bailleurs. L’affectation doit vivre dans l’écriture comptable.
Confondre rapport bailleur et états financiers. Le rapport au bailleur est un extrait par projet, dans le format du bailleur. Les états financiers SYCEBNL couvrent l’entité entière, dans le format de l’Acte uniforme. Les deux doivent se réconcilier au franc près, et c’est cette réconciliation que MAAS_SYCEBNL automatise à partir de la balance : contrôles de conformité au plan SYCEBNL à l’import, équilibres, production des quatre états et justificatif par poste pour les rapports aux bailleurs.
Et pour les entités qui n’ont pas encore basculé
Elles sont nombreuses. L’exercice 2024 a été, pour beaucoup, un exercice de transition toléré par les bailleurs. Ce ne sera pas le cas indéfiniment : les appels à projets intègrent désormais la conformité SYCEBNL dans les critères d’éligibilité, et les commissaires aux comptes formulent des réserves. Le bon moment pour basculer est le début d’un exercice, avec une balance d’ouverture propre. Le second meilleur moment est maintenant, en reprenant l’exercice en cours depuis le 1er janvier.
Textes de référence et pages liées
Guide rédigé par les consultants de MAAS Consulting à partir des textes officiels cités. Il éclaire une décision, il ne remplace ni les textes ni une mission d'accompagnement.